Le questionnaire est un outil courant pour évaluer la maturité RSE des fournisseurs, mais ses réponses peuvent rester sans suite visible. Un questionnaire RSE fournisseurs utile se construit à partir de l’usage qui sera fait des réponses, qu’il s’agisse de décider d’un référencement, de noter une offre, d’ouvrir un échange ou d’engager un plan de progrès. C’est ce fil que suit cet article, du choix des questions jusqu’au retour fait au fournisseur.
Cet article fait partie de l’étape « J’engage mes fournisseurs » du parcours et se concentre sur cet outil. La démarche d’engagement dans son ensemble, du code de conduite au suivi des plans de progrès, est traitée dans l’article « Engager les fournisseurs dans une démarche développement durable » .
La place du questionnaire RSE fournisseurs dans la démarche d’évaluation
Un questionnaire RSE fournisseurs recueille, sous une forme structurée et comparable d’un fournisseur à l’autre, des informations sur ses pratiques environnementales, sociales et de gouvernance. Il donne à l’évaluation fournisseurs RSE une base factuelle, aide à repérer les situations qui méritent attention, à hiérarchiser le panel et à préparer des échanges sur des éléments concrets.
Il prend tout son sens lorsqu’il est articulé avec les autres outils de la relation fournisseur, chacun ayant son rôle. La charte fournisseurs formalise les attentes de l’acheteur, l’audit vérifie sur le terrain ce qui a été déclaré, tandis que l’accompagnement aide le fournisseur à progresser dans la durée. Le questionnaire, lui, intervient en amont, comme un premier recueil d’information qui oriente la suite et indique où porter l’effort.
Deux questionnaires complémentaires : la maturité du fournisseur et l’objet de la consultation
Un questionnaire peut porter sur deux objets de nature différente, le fournisseur en tant qu’organisation ou le produit et la prestation que l’on s’apprête à lui acheter. Distinguer ces deux évaluations permet de formuler des questions plus précises et de les poser au moment où elles sont le plus utiles.
Le premier questionnaire porte sur la maturité RSE du fournisseur, c’est-à-dire ses politiques, sa gouvernance, ses pratiques sociales et environnementales, ainsi que sa conformité aux obligations qui le concernent. Parce qu’il évalue l’entreprise dans son ensemble, indépendamment d’un achat particulier, il sert principalement au référencement et à la qualification du panel.
Le second porte sur l’objet de la consultation, autrement dit sur les caractéristiques durables du bien ou du service acheté. Pour un équipement, il s’agira par exemple de sa consommation énergétique, de la nature et de l’origine des matériaux, de sa réparabilité, de sa durée de vie ou de ce qu’il devient en fin d’usage. Ces questions décrivent ce que l’organisation va réellement acquérir, si bien que leurs réponses peuvent entrer directement dans la notation de l’offre.
Les deux niveaux se complètent et s’éclairent l’un l’autre. Un fournisseur peut présenter une maturité RSE solide à l’échelle de l’entreprise tout en proposant, pour une consultation donnée, un produit dont la performance environnementale reste à améliorer. La situation inverse se rencontre aussi. En consacrant un questionnaire à chaque niveau, l’acheteur pose chaque question au moment où elle éclaire une décision, la maturité lors du référencement et l’impact du produit lors de la consultation.
Proportionner le questionnaire à la taille et à la criticité du fournisseur
Un questionnaire apporte davantage lorsqu’il est ajusté à celui qui le reçoit. Une très petite entreprise de quelques salariés et un groupe international ne disposent pas des mêmes moyens pour répondre et ne présentent pas les mêmes enjeux, si bien qu’un format adapté à chacun facilite la réponse de la première et permet d’aller plus loin avec le second.
La pratique la plus courante consiste à graduer le niveau d’exigence selon la criticité du fournisseur pour l’activité. Un socle court et accessible s’adresse aux fournisseurs dont les achats présentent peu d’enjeux, tandis qu’un questionnaire plus approfondi est réservé aux fournisseurs stratégiques ou plus exposés. Cette graduation s’appuie sur les priorités déjà établies par famille d’achats. L’article « Identifier les enjeux RSE de vos familles d’achats » montre comment repérer les familles où les enjeux sont les plus élevés, celles pour lesquelles un questionnaire approfondi se justifie.
Cette proportionnalité rejoint l’esprit de la charte Relations fournisseurs et achats responsables (nouvelle fenêtre) pilotée par le Médiateur des entreprises et le Conseil National des Achats (CNA), qui associe l’intégration des enjeux environnementaux et sociétaux dans les achats à une relation respectueuse et collaborative avec les fournisseurs. En concentrant l’effort d’évaluation là où les enjeux se trouvent, l’acheteur allège la charge des fournisseurs les moins exposés et se donne le temps d’analyser en profondeur les réponses qu’il reçoit.
Choisir les thématiques et formuler des questions exploitables
Les questionnaires les plus faciles à exploiter s’en tiennent aux grands champs de la RSE et privilégient des questions dont les réponses pourront être comparées, vérifiées et suivies dans le temps.
Quatre thématiques de base
La plupart des questionnaires s’organisent autour de quatre thématiques : l’environnement (émissions de gaz à effet de serre, énergie, déchets, eau), le social (conditions de travail, santé et sécurité, droits humains, diversité), l’éthique et la gouvernance (prévention de la corruption, transparence, conformité) et les pratiques d’achat du fournisseur vis-à-vis de ses propres fournisseurs. S’adosser à un référentiel partagé, comme l’ISO 26000 ou les dix principes du Pacte mondial des Nations unies (nouvelle fenêtre) , facilite la comparaison et rend les attentes plus lisibles pour ceux qui répondent, qui retrouvent des thèmes et un vocabulaire déjà rencontrés dans d’autres questionnaires.
Des formats de réponse qui se prêtent à l’analyse
Les questions fermées assorties d’échelles explicites, comme un oui ou non accompagné d’une justification, une notation de 1 à 5 ou un pourcentage, permettent l’analyse quantitative et le suivi d’une campagne à l’autre. Quelques questions ouvertes les complètent utilement, parce qu’elles donnent au fournisseur l’occasion de présenter ses bonnes pratiques ou d’expliquer les difficultés qu’il rencontre. La demande de justificatifs apporte beaucoup à l’ensemble, puisqu’une politique signée, un certificat ou un indicateur chiffré donnent à une réponse une portée que la seule affirmation n’a pas et permettent à l’acheteur de s’appuyer sur des éléments vérifiables.
Quelques exemples de questions
À titre d’exemple, une question peut porter, pour l’environnement, sur l’existence d’un bilan des émissions de gaz à effet de serre assorti d’objectifs de réduction datés ou, pour le volet social, sur les dispositifs qui protègent la santé et la sécurité des salariés. En matière d’éthique, elle peut s’intéresser à l’existence d’une politique anticorruption et d’un dispositif d’alerte accessible aux collaborateurs. Pour les achats, elle peut porter sur la façon dont le fournisseur évalue à son tour ses propres fournisseurs.
Dans le questionnaire lié à l’objet de la consultation, les questions deviennent plus précises et portent sur le produit ou la prestation : part de matières recyclées, consommation en fonctionnement, durée de vie et disponibilité des pièces détachées, possibilités de reprise en fin d’usage, distance et mode de transport. Chacune gagne à appeler une réponse vérifiable, idéalement chiffrée, afin de pouvoir être notée de façon objective. Un repère simple aide à faire le tri avant l’envoi : les questions les plus utiles sont celles dont on sait déjà quelle décision leur réponse viendra éclairer.
Choisir le moment et la manière de l’envoyer
Le moment et la forme de l’envoi contribuent au taux et à la qualité des réponses autant que le contenu du questionnaire. Le questionnaire de maturité trouve naturellement sa place lors du référencement d’un nouveau fournisseur, ou lors d’une campagne d’évaluation périodique du panel, tandis que le questionnaire lié à l’objet de la consultation s’intègre au dossier de consultation.
Sur la forme, un canal simple et sans coût pour le fournisseur, comme un formulaire en ligne ou un document structuré, facilite la réponse, surtout lorsqu’il est accompagné d’une courte note qui explique l’objectif de la démarche et l’usage qui sera fait des informations. Un délai réaliste annoncé dès l’envoi et des relances planifiées améliorent sensiblement le retour. Le fournisseur répond d’autant plus volontiers qu’il perçoit la démarche comme le début d’une collaboration. La note d’accompagnement est d’ailleurs l’endroit tout indiqué pour lui annoncer le retour qu’il recevra une fois ses réponses analysées.
Fixer la pondération avant l’envoi
La pondération des critères gagne à être arrêtée avant l’envoi du questionnaire, de façon que tous les fournisseurs soient évalués selon la même grille. C’est particulièrement utile pour le questionnaire lié à l’objet de la consultation, dont les réponses entrent dans la note de l’offre : des poids connus à l’avance garantissent une comparaison équitable entre fournisseurs et renforcent la confiance que la démarche cherche à construire.
Un système de notation simple suffit pour commencer : chaque réponse reçoit une note, chaque thématique un poids, puis la moyenne pondérée fournit un score comparable d’un fournisseur à l’autre. Avec par exemple 40 % pour l’environnement, 30 % pour le social, 20 % pour la gouvernance et 10 % pour les achats du fournisseur, une entreprise très avancée sur l’environnement et moins structurée sur la gouvernance obtient un score nuancé, qui reflète les priorités de l’acheteur.
La transparence de ce calcul compte autant que sa précision, car un fournisseur qui comprend comment il a été noté sait aussi sur quels points progresser. Le troisième baromètre des achats responsables de l’Observatoire de la responsabilité sociétale des entreprises (ORSE), de Bpifrance et de PwC (nouvelle fenêtre) indique que près de la moitié des fournisseurs ne savent pas quel poids leurs clients accordent aux critères RSE lorsqu’ils notent leurs offres. Partager la grille de pondération avec eux est donc un moyen simple de donner à l’évaluation tout son effet incitatif.
Exploiter les réponses : de la note à la décision
Une fois les réponses collectées, c’est leur exploitation qui crée de la valeur, à commencer par une lecture attentive qui précède le calcul d’un score.
La première lecture porte sur la qualité des réponses elles-mêmes : questions restées sans réponse, affirmations à étayer, écarts éventuels entre une politique déclarée et les indicateurs fournis. Rapprocher le déclaratif des justificatifs joints permet de distinguer ce qui est établi de ce qui reste à préciser. Une réponse incomplète mérite d’être lue avec bienveillance, car chez un petit fournisseur elle traduit souvent un manque de moyens pour formaliser ses pratiques, ce qui en fait une bonne occasion d’engager l’échange.
Les résultats se prêtent ensuite à un classement simple, qui oriente la suite pour chaque fournisseur. Certains ont des pratiques qui répondent aux attentes, d’autres sont prêts à construire un plan de progrès avec l’acheteur, d’autres encore apportent des réponses qui invitent à approfondir, par un entretien ou par un audit. Selon le questionnaire, le résultat alimente le référencement du fournisseur ou la note de son offre. C’est ce lien avec une décision identifiée qui donne à la démarche sa crédibilité.
Le cycle se referme avec un retour au fournisseur, même synthétique, qui lui indique sa note, ses points forts et les axes sur lesquels il est attendu. Ce retour lui montre que ses réponses ont été lues et prises en compte. Il représente aussi une vraie marge de progrès pour les acheteurs, puisque le même baromètre relève que 41 % des fournisseurs interrogés reçoivent des questions RSE au stade de l’appel d’offres, sans que cette sollicitation soit souvent suivie d’un accompagnement. Conserver les réponses d’une campagne à l’autre permet enfin de mesurer les progressions et de les valoriser auprès des fournisseurs concernés.
Tenir compte des évaluations existantes pour alléger la démarche
Une partie des fournisseurs a souvent déjà été évaluée par ailleurs, ce dont l’acheteur peut tenir compte pour alléger l’effort de tous. Des plateformes de notation RSE tierces évaluent les entreprises selon des méthodes standardisées, généralement alignées sur des référentiels internationaux.
Accepter une notation tierce récente permet alors de réserver le questionnaire conçu en interne aux fournisseurs qui n’en disposent pas, souvent les plus petits, pour lesquels une évaluation externe, en général payante, serait disproportionnée. La même logique vaut pour les éléments dont le fournisseur dispose déjà : politiques qualité, sécurité et environnement (QSE), certifications ISO, rapport de durabilité ou label RFAR peuvent être acceptés comme justificatifs. En coordonnant ainsi les évaluations, l’acheteur préserve la disponibilité de ses fournisseurs et obtient un meilleur taux de réponse.
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Par où commencer
Quatre repères aident à bien démarrer : un format court, qui laisse au fournisseur le temps de répondre avec soin, une démarche présentée comme le début d’un travail commun, la gratuité pour le fournisseur, ainsi qu’un retour sur ses réponses, qui lui donne une raison de s’investir de nouveau lors de la campagne suivante.
Un premier questionnaire peut ainsi tenir en un socle d’une vingtaine de questions, envoyé d’abord aux fournisseurs les plus critiques, puis ajusté à partir des premiers retours. Cette version simple, mise en service rapidement, fournit une base de travail solide, que l’acheteur enrichit ensuite au fil des campagnes et des échanges avec ses fournisseurs.
