Pour engager les collaborateurs d’une entreprise dans une démarche d’achats durables, il est essentiel de mettre en place une stratégie complète et structurée.
Pré-requis : l’engagement de la Direction
L’engagement visible et actif de la direction est crucial pour le succès de la démarche.
Un membre de la direction doit se désigner comme sponsor du programme d’Achats Durables. Cette personne aura pour rôle de promouvoir activement l’initiative et allouer les ressources nécessaires.
Les dirigeants devront être encouragés à communiquer régulièrement sur l’importance des Achats Durables lors des réunions d’entreprise, des communications internes et des évènements.
Sensibilisation et formation : Clés de l’Engagement Collaborateur
La première étape consiste à sensibiliser l’ensemble des collaborateurs, y compris les prescripteurs, à l’importance des Achats Durables. Des sessions d’information sont un bon moyen pour expliquer les enjeux environnementaux, sociaux et économiques liés aux achats de l’entreprise. Ces sessions peuvent prendre la forme de présentations en présentiel ou en visioconférence, de webinaires interactifs ou encore d’ateliers de groupe. Plusieurs sujets sont à aborder tels que l’impact environnemental des produits et services, les conditions de travail dans la chaîne d’approvisionnement, et les avantages économiques à long terme des achats durables.
Dans un deuxième temps, des formations adaptées à chaque métier aideront à renforcer l’implication de chacun. Ces formations, sous forme de e-learning ou de sessions en présentiel ou en visioconférence, doivent couvrir à la fois les aspects théoriques (enjeux, réglementation) et pratiques (outils, méthodologies) des achats durables. Un calendrier de formations régulières en variant les méthodes pédagogiques renforcera l’engagement des participants. Un système d’évaluation des formations vous permettront de mesurer leur efficacité et recueillir les retours des participants pour améliorer continuellement les programmes de formation.
Enfin, des supports de communication variés seront utiles pour diffuser l’information de manière continue : affiches dans les espaces communs, newsletters internes dédiées aux achats durables, vidéos explicatives courtes, articles sur l’intranet de l’entreprise. Ces supports doivent être clairs, visuels et facilement compréhensibles pour tous les collaborateurs, quel que soit leur niveau de connaissance initial sur le sujet.
Pour aller plus loin et rendre le sujet plus concret, il peut être intéressant d’organiser des visites chez des fournisseurs engagés dans des démarches durables ou des rencontres avec des experts du domaine. Cela permettra aux collaborateurs de mieux comprendre les enjeux et les solutions existantes.
Définition d’une politique d’achats durables
Une politique d’achats durables a pour but de donner des lignes directrices aux acheteurs et aux prescripteurs sur les sujets de durabilité.
Une approche terrain et transversale suscitera un fort engagement des collaborateurs dans l’application de cette politique d’achats durables. Son élaboration par un groupe de travail pluridisciplinaire incluant des représentants de différents services (achats, finance, production, marketing, RH, etc.) permettra de prendre en compte les besoins et contraintes de chaque département.
La politique d’achats durables définie par ce groupe de travail devra décrire la vision et les objectifs en matière d’achats durables qui s’inscrivent dans la continuité des objectifs définis dans la politique de développement durable de l’entreprise. Il inclura également les responsabilités de chaque service dans la mise en œuvre de la politique et les processus de suivi et d’évaluation Chaque acheteur doit pouvoir s’approprier les objectifs pour les traduire en actions opérationnelles.
Il est important que cette politique soit largement communiquée et facilement accessible à l’ensemble des collaborateurs (intranet, guide de l’employé, etc.).
Mise en place d’outils et de processus
Une fois la politique d’achats durables définie, elle devra se décliner à travers les processus d’achats et des outils d’aide à la décision.
Afin que les critères de durabilité deviennent un réflexe, l’ensemble des processus achats – audit, qualification fournisseur, appel d’offre, sélection de fournisseurs, évaluation – doivent être passés en revue pour inclure des exigences minimales en termes de performance environnementale et sociale pour favoriser l’engagement des fournisseurs.
L’élaboration de guides pratiques et de check-lists pourront aider les collaborateurs à intégrer les critères de durabilité dans leurs décisions d’achats. Ces documents doivent être simples, concis et adaptés aux différents types d’achats (fournitures de bureau, matériel informatique, services, etc.).
La mise en place d’un outil de pilotage et de reporting simple et accessible aidera les acheteurs à piloter leurs actions pour atteindre les objectifs de la politique d’achats durables définie.
Enfin votre base de données centralisant les informations sur les fournisseurs devront inclure des critères durables tels que leurs certifications et labels, leurs performances en matière de durabilité, les retours d’expérience des collaborateurs. Ces informations aideront les acheteurs à la prise de décision.
Encouragement et reconnaissance
L’encouragement et la reconnaissance renforcent l’engagement des collaborateurs et l’importance qu’ils vont accorder à la démarche d’achats durables.
Le levier le plus fort est d’inclure des objectifs liés aux achats durables dans les évaluations annuelles des collaborateurs, que ce soit pour les prescripteurs, les équipes achats et les managers. Cela permet d’encourager son intégration dans les pratiques quotidiennes.
Un autre levier basé sur le volontariat est l’organisation de challenges internes. Cela stimule l’engagement des collaborateurs qui peuvent faire des propositions innovantes qui seront valorisées. Par exemple : concours du meilleur projet d’optimisation des achats durables, challenge d’innovation pour trouver des alternatives durables à certains produits.
Enfin, il est primordial de mettre en avant les réussites et les bonnes pratiques en matière d’achats durables : témoignages de collaborateurs dans la newsletter interne, présentations lors de réunions d’équipe ou de séminaires d’entreprise.
Communication et partage d’expériences
La communication et le partage d’expériences sont primordiales pour maintenir l’engagement des collaborateurs.
Pour promouvoir et soutenir les achats durables dans toute l’organisation, il faut s’appuyer sur les employés passionnés par la durabilité et motivés pour promouvoir les achats durables dans leurs départements respectifs. Une fois ces ambassadeurs repérés, vous pourrez leur proposer une formation approfondie sur les achats durables, les compétences de communication et le leadership. Vous pourrez définir avec eux leurs rôles et responsabilités, comme l’animation d’une communauté interne, l’organisation d’évènements de sensibilisation, le partage de bonnes pratiques et le soutien à leurs collègues.
Vous pourrez vous appuyer sur ces ambassadeurs pour animer une communauté interne dédiée aux achats durables, par exemple via un groupe sur le réseau social d’entreprise ou une plateforme collaborative. Cette communauté permettra aux collaborateurs de partager leurs expériences et bonnes pratiques, poser des questions et obtenir de l’aide, discuter des dernières tendances et innovations en matière d’achats durables.
Les ambassadeurs pourront également vous aider à organiser des événements réguliers qui maintiendront l’engagement des collaborateurs : journées thématiques sur les achats durables, conférences avec des intervenants externes, ateliers de co-création pour trouver de nouvelles solutions durables.
Issus de différents métiers, les ambassadeurs pourront favoriser les échanges entre les différents services de l’entreprise pour partager les expériences et les bonnes pratiques en matière d’achats durables. Cela peut prendre la forme de réunions inter-services trimestrielles, de projets transversaux d’optimisation des achats durables, d’un système de mentorat entre collaborateurs expérimentés et novices.
Enfin, une communication régulière des résultats et les progrès réalisés en matière d’achats durables avec l’ensemble des collaborateurs apportera une dynamique positive. A l’aide de supports visuels attractifs (infographies, vidéos) pour présenter l’évolution des indicateurs clés, les économies réalisées grâce aux achats durables, les impacts positifs sur l’environnement et la société, votre communication aura un impact direct sur la perception et l’engagement des collaborateurs sur les achats durables.
Amélioration continue
Pour garder une dynamique, il est essentiel d’inscrire les achats durables dans une logique d’amélioration continue. Les collaborateurs seront d’autant plus engagés si on leur donne l’opportunité de donner leur avis et de faire des suggestions sur la démarche d’achats durables. Cela peut prendre la forme d’enquêtes de satisfaction régulières, un boîte à idées physique ou virtuelle, des sessions de brainstorming ouvertes à tous.
Des audits internes réguliers sont un bon outil pour évaluer l’efficacité de la démarche d’achats durables, identifier les axes d’amélioration et découvrir des initiatives innovantes. Des audits menés par des collaborateurs de différents services favoriseront une vision transversale.
Une veille sur les évolutions du marché et de la réglementation en matière d’achats durables est indispensable. Elle permettra d’anticiper les changements et d’adapter la stratégie de l’entreprise en conséquence.
Enfin, une revue annuelle de la politique d’achats durables et des objectifs associés permettra de faire des ajustements en fonction des progrès réalisés, des retours des collaborateurs et des évolutions du contexte externe.
Conclusion
Engager les collaborateurs d’une entreprise dans une démarche d’achats durables est un processus continu qui nécessite une approche structurée et participative. En suivant ces étapes, vous créerez un environnement propice à l’adoption de pratiques d’achat plus responsables et durables. La clé du succès réside dans la combinaison de plusieurs facteurs :
- Un engagement clair de la direction
- Une sensibilisation et une formation continues pour maintenir l’engagement des collaborateurs.
- Une politique claire et des objectifs ambitieux mais réalistes.
- Des outils et des processus facilitant l’intégration des critères durables dans les décisions d’achat.
- Un système de reconnaissance et d’encouragement pour valoriser les efforts des collaborateurs.
- Une communication transparente et régulière sur les progrès réalisés.
- Une démarche d’amélioration continue permettant d’adapter la stratégie aux évolutions internes et externes.
En impliquant l’ensemble des collaborateurs et en faisant des achats durables une priorité stratégique, votre entreprise pourra non seulement réduire son impact environnemental et social, mais aussi réaliser des économies à long terme et renforcer sa réputation auprès de ses parties prenantes.
Le changement prend du temps et l’engagement des collaborateurs dans une démarche d’achats durables est un processus progressif.
Chaque petit succès doit être célébré et la persévérance est clé pour obtenir des résultats durables et significatifs.
